Tout le monde le sait : une réunion, ça se prépare (sauf si elle est organisée en toute urgence, car la situation l’exige). Oubliez les réunions professionnelles classiques dans une pièce du bureau. Ayez une autre conception de la réunion pour être sûr que celle-ci ait un impact positif sur les participants. Voyez-la comme un rassemblement d’amis qui décident de se retrouver après des mois où ils ne se sont pas vus. Au cours de leurs rendez-vous, ils discuteront de sujets qui leur tiennent à cœur. Sauf que dans votre réunion professionnelle, vous aurez à développer un thème et à inviter chaque participant à présenter leur point de vue.
Louez une salle
Certes, votre entreprise possède déjà une salle de réunion. Sauf qu’en vous réunissant dans cette pièce, vous donnerez une dimension trop professionnelle et trop contraignante à votre réunion. La réceptivité des participants diminuera, puisqu’ils auront la nette impression qu’assister à cette réunion fait partie de leurs tâches du jour. En prenant une location salle de réunion pas cher, vous les détacherez de tout ce qui, physiquement, leur rappellerait leur environnement professionnel. Le résultat est qu’ils seront plus dynamiques durant la réunion : leur participation active sera à l’origine d’une réunion fructueuse marquée par des idées brillantes. Choisissez la salle en fonction de votre budget. Toutefois, veillez à ce que le cadre soit plaisant, un peu fantaisiste. S’il est trop sobre, trop épuré, trop minimaliste, il y aura une ambiance trop stricte, trop rigoureuse, trop dure. Cela ne mettra pas les participants à l’aise. Ce qui est bien avec les locations de salle, c’est que les propriétaires ont généralement apporté beaucoup de soin à la décoration de leurs salles. Souvent, celle-ci est faite par un designer d’intérieur. Vous êtes donc généralement loin du caractère morne et monotone propre à la décoration des locaux d’entreprise. Sachez que vous avez des salles qui fonctionnent uniquement sur devis. D’autres vous factureront pour le nombre de personnes présentes. Vous avez également des salles qui accueillent plusieurs groupes en même temps : vous partagez donc la salle avec d’autres clients, mais chaque groupe aura sa propre table. Et puis, comme souvent, il est possible de privatiser la salle. Assurez-vous que la salle possède les équipements nécessaires à une réunion (un vidéoprojecteur par exemple ou des micros, un paperboard… etc.). Parfois, il vous faudra apporter du matériel supplémentaire.
Préciser les spécificités de la salle
La taille de la salle doit pouvoir contenir le nombre de participants, que ce soit en places assises ou debout. Par ailleurs, réservez toujours assez tôt. Si vous faites votre réservation deux ou trois jours à l’avance, il n’est pas sûr que la salle soit libre à la date de la réunion. Par ailleurs, veillez à ce que la majorité des participants puisse accéder sans grande difficulté à la salle de réunion (présence de transports en commun par exemple). Vérifiez également que la salle est modulable : ce point est important si vous avez des équipements spéciaux à utiliser ou que vous prévoyez des animations. Il serait également bien que la salle ait un accès internet même si vous n’en avez pas forcément besoin durant la réunion. On ne sait jamais pour les imprévus ! Et puis, les participants peuvent en avoir besoin (ils prennent peut-être des notes en cloud). Enfin, n’organisez pas les réunions durant les vacances d’été, les vacances scolaires et les périodes de rentrées scolaires.
Pensez à des collations
En marge de votre réunion, dressez un buffet de nourriture. Si la réunion se déroule tôt le matin, organisez un buffet de petit-déjeuner. Si la réunion a lieu en cours de matinée, prévoyez des en-cas avec quelques boissons. Vous n’avez pas besoin de faire des pauses durant la réunion : chacun se lèvera à sa guise pour se servir au buffet. Si la réunion ne s’interrompt pas à midi, n’oubliez pas d’offrir le déjeuner aux participants. Ces en-cas et repas donneront une ambiance décontractée à la réunion. Les participants auront l’impression d’être à une petite fête, voire à un pique-nique. Il y aura de la convivialité et l’ambiance chaleureuse qui régnera durant la réunion sera profitable à la productivité de l’assistance. Souvent, la salle de réunion prend déjà en charge l’organisation du cocktail ou du buffet ou du repas (généralement servi en plateau-repas). Le prix est alors inclus dans un forfait. Vous pouvez également prendre un traiteur. Lors du choix du menu, focalisez-vous sur les recettes qui stimulent la productivité intellectuelle. Ne commandez pas des aliments trop gras ni trop sucrés (rassasiés, les participants risquent de somnoler et de perdre le fil de la réunion).
Prévoyez des équipements individuels
Distribuez aux participants des stylos, des crayons et des blocs-notes. Mettez à leur disposition des surligneurs. L’objectif est que la réunion se déroule dans le plus grand des conforts, dans une ambiance agréable et le respect mutuel. Les participants doivent se sentir à l’aise.
