Avant l’année 2016, les commerçants n’étaient pas tenus d’utiliser un logiciel de caisse capable de transcrire les transactions en écriture comptable. De ce fait, l’utilisation de ce type d’outils ne prévenait pas les éventuelles fraudes, et les professionnels étaient alors en mesure de réécrire les preuves de transactions fournies par leur caisse enregistreuse. En 2016 a donc été votée la loi anti-fraude à la TVA, obligeant les commerçants à utiliser des logiciels de caisse bien spécifiques, certifiés NF525. De ce fait, l’achat d’une caisse d’enregistrement aux normes en vigueur est aujourd’hui obligatoire. Faisons le point sur les lois et les obligations en 2019-2020.
Caisse enregistreuse : qui sont les professionnels concernés par la législation ?
Nous l’avons vu, certains professionnels se voient dans l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse correspondant à la norme NF525, afin de se mettre en conformité avec la loi anti-fraude sur la TVA. Les commerçants concernés sont, bien sûr, les professionnels assujettis à cette taxe utilisant un système de caisse : un logiciel par exemple, une caisse d’enregistrement traditionnelle numérique ou alphanumérique, ou une caisse nouvelle génération fonctionnant à l’aide d’un logiciel spécifique. Il s’agit de la caisse enregistreuse tactile (très appréciée pour ses nombreuses fonctionnalités et sa polyvalence), mais également de la caisse iPad, fonctionnant grâce à une application ou un support disponible sur Internet.
La législation concernant les systèmes de caisse s’applique également à tous les professionnels qui exercent sur le web, les e-commerçants, qui doivent eux aussi s’équiper d’un dispositif aux normes en vigueur. En revanche, toutes les entreprises dont l’activité est dédiée uniquement au B2B, les professionnels exonérés de TVA ou profitant d’une franchise ainsi que ceux bénéficiant d’une TVA agricole ne sont pas concernés par cette obligation.
Que dit la loi concernant les logiciels de caisses enregistreuses ?
Outre l’obligation d’utiliser depuis 2016 un système de caisse répondant à la norme NF525, depuis 2018, les commerçants concernés par la législation ont également dû remplacer leur caisse enregistreuse tactile pour un modèle équipé d’un logiciel sécurisé. Celui-ci doit être :
- Inaltérable : les écritures comptables ne peuvent être modifiées par le commerçant.
- Sécurisé : toutes les données entrées dans le logiciel doivent être mises à l’abri d’un éventuel vol ou du piratage.
- En mesure de conserver les données et ce, sur une période bien précise.
- Capable d’archiver les données, via un système de sauvegarde préservant l’intégralité de celles-ci.
De ce fait, chaque commerçant doit être en mesure de justifier l’acquisition d’une caisse enregistreuse aux normes et sécurisée. Plusieurs informations permettent de prouver la conformité de cet équipement. Il s’agit, entre autres, du nom du logiciel, ainsi que de la date d’achat de la caisse tactile.
Bon à savoir : si un commerçant faisant l’objet d’un contrôle n’est pas en mesure de fournir une attestation justifiant de la conformité du logiciel de caisse, celui-ci peut se voir sanctionner par une amende, d’une valeur de 7 500 €. De ce fait, les professionnels comprennent certainement l’importance d’investir dans une caisse d’enregistrement aux normes, afin de se mettre en conformité avec la législation.
Focus sur la caisse d’enregistrement certifiée NF525
Comme n’importe quelle caisse enregistreuse, la caisse digitale certifiée NF525 permet d’améliorer la productivité, en diminuant significativement le temps d’encaissement. D’autre part, ce dispositif intervient également dans la simplification de la gestion de la comptabilité, et permet de profiter de rapports journaliers, hebdomadaires, mensuels ou annuels, afin de faire le point sur la rentabilité d’une activité. L’accès à l’historique des transactions, ainsi que la programmation de remises ou la réalisation d’avoirs sont également possibles, avec ce type de système.
Aujourd’hui, la caisse d’enregistrement certifiée NF525 est forcément une caisse digitale, fonctionnant avec un logiciel répondant à certaines caractéristiques (la sécurité, la traçabilité, l’inaltérabilité, etc.). Celui-ci peut d’ailleurs être personnalisé en fonction des besoins bien particuliers d’un professionnel. En d’autres termes, il existe une caisse nouvelle génération pour toute sorte d’activité : la restauration, l’hôtellerie, la distribution, etc.
Néanmoins, la caisse tactile n’est pas le seul système d’encaissement répondant à la norme NF525. En effet, nous pouvons également citer la caisse connectée. Nous l’avons déjà mentionné précédemment, il s’agit d’un équipement fonctionnant grâce à une application ou directement sur Internet. Cette version dématérialisée offre elle aussi de nombreux avantages, notamment la possibilité d’envoyer le ticket de caisse par email ou SMS, de créer un catalogue de produits, ou encore de prendre connaissance de l’évolution des stocks en temps réel.
La caisse iPad doit également être envisagée, pour simplifier la création d’un annuaire clients, ou archiver plus aisément les transactions, qui seront alors stockées sur un cloud. Bien moins onéreuse qu’une caisse nouvelle génération tactile, ce dispositif doit être privilégié par les professionnels qui débutent leur activité.
