Il n’y a aucune obligation qui indique que l’employeur doit se charger de la nourriture des salariés. Cependant, certaines règles doivent être prise en compte autour du repas des collaborateurs pour leur bien-être. Le manquement à ces règles est passible d’un redressement de l’URSAFF.
Espace repas : un privilège à octroyer aux salariés
Il est dans votre obligation de proposer un espace repas confortable et calme à collaborateur, puisqu’ils leurs sont interdit de déjeuner sur leur espace de travail. Il suffit qu’un salarié le demande et vous devez le mettre en place le plus vite possible. L’espace repas doit être à la hauteur du nombre de collaborateurs qui vont y manger.
Les frais de repas des salariés en déplacement à votre charge
Si l’un de vos collaborateurs est en déplacement à l’extérieur de l’enceinte de l’entreprise, vous devez payer ses frais de repas dès qu’il n’a pas la possibilité de manger chez lui ou au sein de l’entreprise. Ces frais de repas entrent dans le cadre des « dépenses supplémentaires exceptionnelles au titre de l’accomplissement de la mission ». Ils font partie des frais que vous devez rembourser au même titre que les frais d’hôtel et les frais de transport. Il existe cependant une base forfaitaire applicable. En dessous de cette barre, tous les repas doivent être remboursés sans charge sociale. Si le coût des repas dépasse ce seuil, l’employé doit cotiser sur les frais de repas.
Pour les salariés en SSII devenue aujourd’hui ESN, une intervention de moins de trois mois chez un même client est prise en charge. Si votre TPE œuvre dans une SSII, votre salarié est considéré comme en déplacement. Il ne peut pas rejoindre votre entreprise pour manger, dans ce cas, ces frais de repas font partie des frais remboursable selon les critères de l’indemnité forfaitaire. Au-delà de trois mois, il ne pourra plus profiter de l’indemnité de repas, puisqu’il est considéré comme sédentaire.
Les frais réels sont à rembourser pour les salariés en formation
Si le salarié est en formation à l’extérieur de l’entreprise, vous devez rembourser ses frais de repas, sauf si c’est l’institut de formation qui prend en charge les repas. Si c’est le salarié qui doit s’acquitter de ses frais de repas, leurs remboursements se feront aux frais réels. Aucune charge sociale n’est applicable à ces frais, quel que soit le montant des dépenses. Aucune imposition ne s’applique également sur le revenu du salarié.
Titres restaurants : une manière de payer les frais de repas
Cette solution est un coup de pouce que vous pourrez octroyer à vos salariés. Les titres restaurants améliorent en effet le pouvoir d’achat de vos collaborateurs. Le titre restaurant est destiné à tous les salariés que doivent prendre leur repas durant leurs horaires de travail, quel que, soit son revenu. Un salarié absent ne peut pas profiter d’un titre restaurant. L’exonération fiscale s’applique quand la participation est comprise entre 50 à 60% de la valeur du titre à raison de 5.52 euros. Un titre restaurant pour chaque employé ne vous enlève pas l’obligation d’offrir un espace repas à vos salariés.
